Sens et transformation des organisations
Management

SENS ET TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS

Comment créer du sens dans un projet de transformation pour obtenir l'adhésion et la participation active au projet. Pour le management, donner du sens est bien souvent perçu comme le fait de partager les raisons qui poussent l’organisation à se transformer.En conclusion un excellent moyen de travailler sur les projets de sens et transformation des organisations dans une optique « création de sens » va consister à réunir un maximum de personnes concernées en mettant en place des processus de travail en intelligence collective

SENS ET TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS :

Comment créer du sens dans un projet de transformation des organisations ?

En premier lieu la question du sens revient de manière récurrente dans les projets de sens et transformation des organisations. Pourquoi doit-on faire les choses ? et de cette manière -là ? Qu’est-ce que l’on veut obtenir? Pour quels motifs doit-on le faire ? Ces questions, que se posent les collaborateurs, concernent les origines du projet, sa finalité et la manière d’arriver à destination. Par ailleurs elles sont tout à fait naturelles. 

Pour le management, donner du sens est bien souvent perçu comme le fait de partager les raisons qui poussent l’organisation à se transformer. Tou d’abord l’objectif visé est de faire comprendre à l’ensemble des collaborateurs les enjeux d’un projet de sens et transformations des organisations afin d’obtenir l’adhésion et la participation active au projet.   Compte tenu de mon expérience, ce n’est suffisant. Il me parait indispensable d’envisager le sens de manière beaucoup plus large. Cela ne concerne pas que la direction à suivre.

Ma réflexion s’inspire des travaux de Karl Weick sur le Sensmaking, la création de sens. Nous pouvons regarder le sens dans trois dimensions pour comprendre les facteurs de création mais également de destruction de sens.  

L’engagement naît de l’adhésion

Un collectif humain, une organisation, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une collectivité, va porter des valeurs, une culture. Quelle est la culture et les valeurs de l’organisation ? Est-ce que j’adhère à cette culture ? Est-ce que je peux me projeter dans cette culture et m’engager dans cette organisation, compte tenu de mes propres valeurs ?    Cela suppose tout d’abord de percevoir quelle est cette culture, quelles sont ses finalités ainsi que sa légitimité.    L’engagement va naître de l’adhésion à ce que l’organisation propose et de ma capacité à m’y projeter. Nous rentrons ici dans une relation « perception – adhésion » autrement dit « j’y crois – j’y vais ».  

Exemple de destruction de sens

Un exemple de destruction de sens sur cet axe lié à la culture. Un directeur de business unit chargée de distribuer en France les produits d’une grande entreprise me parle du désengagement de ses collaborateurs. Cette entreprise a bâti sa réputation sur la qualité de ses produits et sur la qualité de sa relation client. En vérifiant les valeurs de l’entreprise, nous constatons avec surprise que le client n’y figure plus, d’une manière ou d’une autre. La direction générale a fait appel à un grand cabinet d’audit qui a fait ressortir la nécessité de mettre en place un grand plan de réduction des coûts. La communication de l’entreprise a été revue pour porter une nouvelle vision et de nouvelles valeurs. On y parle d’efficience, d’excellence opérationnelle, mais plus de satisfaction client. Tout ça accompagné d’un plan de réduction drastique des coûts. Et les collaborateurs de cette structure commerciale, ne s’y retrouvent plus. Ils ne se retrouvent plus dans cette nouvelle culture qui a oublié le client pour se focaliser sur la réduction des coûts. L’entreprise est en train de changer de culture, d’identité et ça ne passe pas.

Quelques questions sur le sens et transformation des organisations

Dans tout projet de sens et transformation des organisations, la première question à se poser serait celle-ci. Le projet va-t-il avoir un impact sur notre culture, notre ADN ?  Si oui comment allons-nous nous y prendre pour que nos collaborateurs puissent évoluer ? Et sur quelle échéance de temps ? Avec quelles conséquences ? En sachant que les changements d’ordre identitaire sont les plus longs et les plus difficiles à mettre en œuvre. Au fond il est plus facile d’apprendre à utiliser un nouveau logiciel que de faire évoluer ses valeurs.  

Stratégie et moyens pour atteindre ces objectifs

Du reste qui dit projet de sens et transformation des organisations, dit enjeux, gains si ça marche et pertes potentielles si ça ne fonctionne pas. Notons que nous allons avoir des objectifs, une stratégie et des moyens pour atteindre ces objectifs.   Le sens se crée ici dans la relation « contribution – rétribution », « je participe – je suis reconnu »   Ma contribution c’est ce que je dois faire dans le cadre de cette stratégie avec les moyens dont je vais disposer pour le faire. C’est ainsi que nous rentrons ici dans une relation « contribution – rétribution », ma rétribution c’est ce que j’ai à y gagner individuellement. La question peut se poser également de la même manière sur le plan collectif. Est-ce que la stratégie est claire et compréhensible ? ai-je compris ce que je dois faire ? Les moyens que l’on me donne sont -ils adaptés ?   Vais-je être reconnu pour ma participation ? Qu’ai-je à y gagner ou à y perdre ? Autrement dit autant de facteurs de création ou de destruction de sens.

Exemple de dimension de la stratégie

Plus précisément un exemple pour illustrer cette dimension de la stratégie.    Une division au sein d’un groupe doit mener un projet de transformation important. Les collaborateurs ne suivent pas et même le projet est en train de s’enliser. Quand le patron de cette division me parle du projet de transformation, j’ai beaucoup de mal à comprendre, je lui demande les documents de présentation élaboré en comité de direction. C’est un vrai fouillis. J’imagine les collaborateurs recevant ce message… Sans délai nous reprenons tous les éléments du projet dans un comité de direction élargi.  Trente managers travaillent en intelligence collective à la clarification des objectifs, des enjeux, et des moyens à mettre en œuvre pour chaque service. Pour que tout cela soit clair, intelligible et que chaque manager sache ce qu’il a faire et pourquoi, et qu’il ait les moyens de le faire dans son périmètre. Charge à eux désormais et par la suite de reproduire le processus avec leurs propres équipes.

Par conséquent si vous avez un projet de transformation à conduire, assurez-vous que la stratégie soit compréhensible par tous et tout niveau de l’entreprise. Donc assurez-vous que les moyens alloués soient adaptés et que chacun comprenne bien ce qu’il a faire. Idem pour les gains et pertes.     

La dimension de la structure dans la projet de sens et transformations des organisations

D’abord à ce sujet quelles sont les règles de fonctionnement au sein de l’organisation ? Quel est précisément mon rôle, ceux de mes collègues ? Suis-je associé aux décisions, et de quelle manière ? Allons-nous capitaliser sur notre expérience ? Quelles sont mes marges d’action, mon autonomie ? Puis-je faire évoluer le système par mes propositions et idées ? Dans cette dimension, l’engagement va naître de la clarté de l’organisation, de ses processus et de ses règles. Probablement de la liberté d’action qui m’est donné, de mon autonomie et du pouvoir que l’on me donne sur l’évolution même du système. Nous rentrons ici dans une relation « participation – évolution », « je fais – je fais évoluer ».

Exemple d’équipes à engagées

Je me souviens d’une équipe fortement désengagée. L’évolution de l’entreprise a amené les membres de cette équipe à subir complètement leur travail. Désormais ils n’ont plus aucune marge d’autonomie, y compris dans la gestion de leurs emplois du temps personnel. Alors qu’ils auraient plein d’idées et de propositions pour faire évoluer positivement l’organisation du travail au sein de l’équipe et dans leurs relations transverses avec d’autres équipes. Pour plus de performance, d’efficacité. Par conséquent tout est figé. Ils subissent…   Lors d’un séminaire en équipe, nous faisons émerger ces propositions puis nous les faisons remonter à la direction qui avait validé au préalable le fait que certains processus pouvaient être assouplis. Les propositions sont validées, mises en œuvre. De surcroît l’équipe et ses membres retrouvent un peu d’autonomie, une certaine capacité à influer sur l’organisation de leur travail. Leurs compétences sont reconnues. Et le niveau d’engagement remonte en flèche. Tout compte fait pour le plus grand bien de l’entreprise et le leur…

Bonne position

Pour commencer, sur cet axe, n’oubliez pas de prendre en compte la clarté des processus, les besoins fondamentaux d’autonomie et d’auto-organisation de vos collaborateurs, leurs besoins de se sentir compétents et responsables en étant force de propositions pour faire évoluer le système. Et en plus ce n’est pas qu’un besoin. Ils sont compétents, responsables. Et ils connaissent très bien leur travail et ce qu’il faut faire pour que ça marche bien. Il suffit de leur poser la question et de leur faire confiance.

La création de sens et transformation des organisations

La création de sens est un processus endogène. C’est à dire que nous créons du sens à partir des informations que nous captons et que nous interprétons. Cette création se fait en nous. Le sens ne vient pas de l’extérieur. On ne peut donc pas faire rentrer du sens dans la tête de quelqu’un. L’enjeux à ce sujet pour les managers qui veulent investir une posture de leader porteur de sens, va être de créer les conditions qui vont faire que chacun va trouver un intérêt et un sens propre dans le projet collectif. L’engagement naîtra dans ce cas de la satisfaction de ce besoin.  Si j’ai quelque chose de positif à trouver dans le projet de sens et transformation des organisations, quel que soit la dimension concernée, je m’engagerai. Si ce n’est pas le cas, il y a de fortes chances que mon action s’en trouve freinée. Tout cela reste une appréciation individuelle propre à chacun. Autrement dit ce qui fait du sens une affaire multifactorielle. 

Pour résumer

En conclusion un excellent moyen de travailler sur les projets de sens et transformation des organisations dans une optique « création de sens » va consister à réunir un maximum de personnes concernées en mettant en place des processus de travail en intelligence collective. Ces processus, particulièrement ouverts, permettrons une expression authentique des personnes afin de co-créer un projet porteur de sens dans toutes ses dimensions.

Pour résumer, si vous avez un projet à conduire, pensez de manière large…      

Patrick Borne

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